Un dossier de certification comprend le critère R0 et les critères R1 à R16. Les informations attendues pour chaque critère sont décrites dans l'un des dossiers suivants: CoreTrustSeal Trustworthy Data Repository Requirements : Extended Guidance 2023-2025 (https://doi.org/10.5281/zenodo.7051096) ou CoreTrustSeal Trustworthy Data Repository Requirements : Extended Guidance 2020-2022 (https://doi.org/10.5281/zenodo.3632533). Pour ce dernier document vous pouvez aussi consulter la traduction non officielle en français du Réseau Portage https://doi.org/10.5281/zenodo.5046952.
Le critère R0 fournit les éléments de contexte de votre entrepôt. Il propose de choisir des éléments qui décrivent les caractéristiques de votre entrepôt dans des listes pré-définies, conservez seulement les éléments pertinents dans les listes et effacez les autres. Insérez également les textes demandés en vous référant à l’Extended Guidance.
Les informations à fournir pour les critères R1 à R16 sont décrites dans l’Extended Guidance, qui indique également comment renseigner le niveau d’auto-évaluation à fournir pour chaque critère. Les critères 2023-2025 ne comportent plus que deux niveaux d'auto-évaluation, qui correspondent aux niveaux 3 et 4 des critères antérieurs, le niveau 0 (critère non pertinent) n'étant plus proposé. Nous avons laissé les niveaux des critères 2020-2022 dans le formulaire 2023-2025 pour permettre aux entrepôts de commencer à renseigner un dossier tôt dans le processus et de visualiser leur progression. Il faudra ajuster la valeur des critères d'auto-évaluation au moment de la soumission du dossier pour ne laisser que des valeurs « In progress » ou « Implemented ».
On peut accéder au contenu d’un critère en cliquant sur celui-ci, ou passer d’un critère à l’autre à l’aide des boutons ‘Suivant' et ‘Précédent’. Attention, l’enregistrement du travail se fait avec un bouton spécifique qui se trouve à la fin du formulaire.
Des pièces jointes (tous formats acceptés ; volume maximum 25 Mo) peuvent être attachées pour chaque critère. Elles ne sont visibles que par les personnes autorisées à accéder au dossier de certification.
Il est aussi possible de partager des commentaires sur chaque critère pour faciliter les échanges entre les personnes impliquées dans la préparation du dossier.
